Utiliser un courriel professionnel pour relancer une personne devient une pratique efficace. Comment mettre de votre côté les avantages de cet outil, impossible à ignorer une fois dans une boite de réception ? Nous vous partageons les techniques d’écriture d’une relance engageante dans cet article, exemples à l’appui.

Quand a-t-on besoin d’écrire une relance professionnelle ?

Une relance professionnelle s’impose dans plusieurs situations de la vie d’une entreprise. En particulier, quand il s’agit de conclure une circonstance opportune, pour recruter un employé potentiel ou conquérir de nouveaux leads et prospects.

Par conséquent, un professionnel rédige un courriel quand une personne reste sans réponse après un entretien d’embauche. Aussi, c’est également le cas pour relancer un travailleur indépendant (freelance) engagé lors d’une prestation.

À l’inverse, un candidat peut aussi écrire un courriel de relance après une candidature spontanée sans retour.

Enfin, l’usage d’une lettre de relâche à but commercial reste de loin le plus fréquent. En effet, les agents commerciaux raniment un client potentiel quand un prospect curieux a demandé à être recontacté, après une rencontre à la suite d’un événement ou d’un rendez-vous.

Pourquoi utiliser les mails de relance professionnelle ?

Si les messages électroniques ont de fortes valeurs de conversion, plusieurs raisons l’expliquent.

D’abord, une relation personnelle s’établit avec les prospects et les clients. Toutefois, un cas fréquent existe, les prospects ne répondent pas à la suite d’un échange. Dans ce cas, un courriel peut être réalisé avec intelligence. L’on peut identifier, petit à petit, l’obstacle et pousser le prospect à le franchir des étapes, pas à pas.

Dans la pratique, les professionnels procèdent par des techniques d’argument ciblées ou en laissant le client potentiel dire ses problèmes à l’aide de questions. Ainsi, situer les clients potentiels sur le parcours client de l’entreprise devient possible.

Pour finir, l’avantage économique offert par un courriel reste évident.

Comment écrire un courriel pour effectuer une relance professionnelle ?

Pour paraître pertinentes et percutantes, certaines bienséances semblent incontournables pour un courriel de relance garanti.

La règle de qualité exige de toujours personnaliser l’écrit, un ton et un style attrayant. Si votre lecteur reste convaincu que la lettre est écrite spécialement pour lui, l’ultime objectif est atteint. Ensuite, écrire avec des mots accessibles à toute demeure obligatoire. Et question vitesse de connexion, n’alourdissez pas vos mails avec des images ou autres fichiers lents à ouvrir.  

En revanche, quelques exemples s’avèrent nécessaires pour ne pas se planter.

D’abord, définissez au préalable l’objet de votre mail. La limite de 40 caractères maximum semble pertinente selon l’usage. C’est le moment d’être percutant, dites au lecteur pourquoi il doit ouvrir votre message.

Ensuite, saluez votre locuteur et mettez-y son nom, cela prouve naturellement que votre message lui est destiné en personne. Il faut aussi résumer de manière stimulant les précédents échanges.

À présent, il est temps d’écrire le corps du message. Établissez un contact positif avant tout, une accroche du genre « j’espère que vous allez bien » demeure efficace.

Dans le corps proprement dit, expliquez l’idée de votre rédaction et toujours veillez à la clarté, utilisez seulement des phrases simples et courtes. Restez précis. Inutile de s’étaler sur des détails superflus, vas-y droit au but. Commencez votre corps par « Je vous envoie ce message à la suite de… »